Rachunek do umowy zlecenia – czy zleceniodawca ma obowiązek wystawiać go co miesiąc?

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Firma zatrudnia zleceniobiorcę na okres od stycznia do grudnia. Zgodnie z umową za wykonanie czynności zatrudnionemu przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 500 zł za miesiąc wypłacane do końca miesiąca na rachunek zleceniobiorcy.

Czy zleceniodawca ma obowiązek co miesiąc wystawiać rachunek do umowy zlecenia?

Odpowiedź: rachunek przy umowie zlecenia nie jest konieczny.

Uzasadnienie: umowa zlecenia uregulowana jest w art. 734 i nast. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Przepisy te nie zawierają jednak regulacji dotyczącej dokumentowania rozliczenia umowy. Przyjęło się jednak, iż w przypadku umów zleceń zleceniobiorca wystawia rachunek, co w większości przypadków jest oczywistą fikcją. Zazwyczaj bowiem jest tak, że zleceniodawca rozlicza zleceniobiorcę i wystawia sobie w jego imieniu rachunek – zleceniobiorca jedynie podpisuje ten dokument.

Powyższe powoduje, iż tak naprawdę rachunek przy umowie zlecenia nie jest konieczny. Brak rachunku musi być jednak zrekompensowany w inny sposób – zamiast na podstawie rachunku zleceniobiorca może być rozliczany na podstawie listy płac lub innego zestawienia. Należy jednak przestrzec, że posiadanie rachunku zleceniobiorcy jest bezpieczniejsze. Jeśli zleceniobiorca go wystawi (podpisze), oznacza to, że akceptuje warunki płacowe i jest małe prawdopodobieństwo, że będzie podważał wielkość wynagrodzenia.

Warto także dodać, że rachunek wystawiany przez zleceniobiorcę nie musi być przez niego podpisany. Z § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, który zawiera katalog danych podawanych na rachunkach wykreślono bowiem z dniem 11 marca 2011 r. podpis wystawcy rachunku.

Zasady powyższe zachowują ważność po 31 grudnia 2016 r. Jednakże jeżeli strony chciałyby, żeby liczba godzin pracy zleceniobiorcy była potwierdzana na rachunku, podpis jest zdecydowanie zalecany przynajmniej w początkowym okresie obowiązywania nowej regulacji.