W ostatnim czasie ZUS przeprowadza szczegółowe kontrole zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i małych, jednoosobowych firmach. Kontrolerzy ZUS weryfikują przede wszystkim rzetelność przedsiębiorcy w zakresie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Kontroli podlega również prawidłowość zgłoszeń do NFZ i regularność opłacania składek zdrowotnych. Kontrole zazwyczaj przeprowadzane są w miejscu prowadzenia działalności, ale zdarza się też, że kontrolerzy udają się do miejsca przechowywania firmowych dokumentów, czyli np. do biura rachunkowego. ZUS może także wezwać przedsiębiorcę do swojej siedziby w celu złożenia szczegółowych wyjaśnień bądź przedstawienia dokumentacji.

Co jest sprawdzane podczas kontroli z ZUS w firmie?

Gdy w firmie rozpoczyna się kontrola z ZUS-u, przedsiębiorcy często szukają odpowiedzi na pytanie, co będzie sprawdzane. Ustawa o Systemie Ubezpieczeń Społecznych szczegółowo określa zakres kontroli, jaką ZUS może przeprowadzić w przedsiębiorstwie. Według obowiązujących przepisów inspektorzy ZUS sprawdzają prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zarówno przedsiębiorcy, jak i jego pracowników. Weryfikowana jest prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek, które wpłacane są do ZUS-u. Kontrolerzy ZUS sprawdzają także uprawnienia do świadczeń oraz prawidłowość rozliczeń w tym zakresie. Istotna jest zarówno terminowość dokonywania wpłat, jak i prawidłowe opracowanie wniosków o wypłatę świadczeń. Kontroli podlegają wszystkie zaświadczenia i zgłoszone do ZUS-u dane.

Warto wspomnieć, że jeśli dana działalność gospodarcza jest już objęta kontrolą innego organu (np. Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy), to ZUS odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych i najczęściej ustala inny termin ich przeprowadzenia.

Jakie uprawnienia mają inspektorzy kontroli ZUS?

Uprawnienia inspektorów kontroli ZUS są bardzo szerokie. Jeśli kontrola wykaże, że przedsiębiorca zalega z opłatą składek, kontrolerzy mogą dokonać oględzin składników jego majątku.

Inspektorzy kontroli ZUS badają przede wszystkim ważność umów o pracę, aby ustalić istnienie pracowniczego obowiązku ubezpieczeń społecznych, czasem prowadzi to do zakwestionowania samej umowy lub wysokości ustalonego w jej ramach wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek. W ostatnim czasie wzrosła też liczba podważonych umów-zleceń, które według ZUS-u były niezasadne i powinny zostać zmienione na umowy o pracę. Podczas kontroli ZUS oceni również prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego oraz rzetelność opłacania składki zdrowotnej.

Za co może ukarać ZUS?

ZUS nakłada na przedsiębiorców wysokie grzywny, jeśli okaże się, że płatnik nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne lub opłaca je nieterminowo. Wysokie kary są przewidziane również w przypadku, gdy kontrola wykaże nieprawidłowości w zgłoszonych danych, wyjaśnieniach lub gdy przedsiębiorca odmawia złożenia wyjaśnień w sprawie, którą obejmuje zakres kontroli. Karze podlega także utrudnianie przez przedsiębiorcę przeprowadzenia kontroli w jego firmie. Ustawa o SUS zakłada również, że ZUS może nałożyć karę na płatnika składek, który nie prowadzi lub prowadzi w sposób nieprawidłowy dokumentację związaną z obliczaniem składek oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Bardzo często zdarza się również, że ZUS karze właścicieli firm za niedopełnianie obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych, jak również za nieprzekazywanie dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym.

Jak przygotować się do kontroli ZUS w firmie i jakie może ona mieć konsekwencje?

Jeśli inspektorzy kontroli ZUS wykryją jakieś nieprawidłowości, przedsiębiorca może zostać obciążony sankcjami karnymi. ZUS może m.in. wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie właściciela firmy za niewywiązywanie się z obowiązków. Przepisy prawne zakładają w takim przypadku możliwość nałożenia kar finansowych sięgających kwoty nawet 5 000 tysięcy złotych. W zależności od sprawy, kara ta może zostać nałożona zarówno na płatnika składek (przedsiębiorcę), jak i osobę działającą w jego imieniu.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą i chciałbyś upewnić się, że kontrola ZUS w Twojej firmie nie wykaże żadnych nieprawidłowości, warto skorzystać z profesjonalnego audytu ZUS dla firm, jaki w swojej ofercie ma specjalista ds. ZUS Mariusz Sowiński. Audyt ZUS pomoże w uniknięciu przykrych konsekwencji kontroli. Dzięki audytowi zyskujemy pewność, że w razie kontroli z ZUS nic nas nie zaskoczy. Zakres takiego audytu jest tożsamy z tym, co podczas kontroli sprawdzają inspektorzy ZUS. Doradca prawny Mariusz Sowiński jest byłym inspektorem kontroli ZUS oraz byłym kierownikiem Wydziału Kontroli ZUS. W ramach audytu przygotowuje analizę, która pozwoli na skuteczne wyeliminowanie istniejących błędów, w związku z czym ewentualna kontrola z ZUS może wypaść już tylko pozytywnie. Zakres audytu jest uzależniony od potrzeb i oczekiwań płatnika składek. Może on obejmować cały obszar ubezpieczeń społecznych lub wybrane jego fragmenty.